Kauffrau/-mann für Büromanagement - Vollzeit (m/w/d)

Du bist die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles läuft und das sauber, pünktlich, ohne dass jemand nachhaken muss. Bei ECOZA hältst du das finanzielle Rückgrat mehrerer Gesellschaften am Laufen: Rechnungen, Zahlungen, Belege, Forderungen. Wenn „erst selbst lösen, dann fragen" dein Ding ist und Präzision für dich Respekt bedeutet, lies weiter.

Über ECOZA

ECOZA ist eine E-Commerce-Unternehmensberatung mit eigenem staatlichen Bildungsträger und eigener Software-Entwicklung. Wir bauen aus ambitionierten Online Shop Marken fokussierte, profitable und führungsstarke Unternehmen durch Strategie, Verantwortung, Daten und KI-gestützte Systeme.

Worum es in dieser Rolle geht

Die Finanzen und unsere Verwaltung ist bei uns kein Dokumenten-Friedhof. Du bist die operative Konstante in Buchhaltung und Backoffice die Person, die Rechnungen bewegt, Zahlungen überwacht und unsere Finanzdaten sauber hält. Du arbeitest eng mit unserer People-&-Culture-Managerin, unserem Steuerberater, unserem externen CFO und der Geschäftsführung zusammen.

Deine Aufgaben

• Eingangsrechnungen prüfen, überweisen und in DATEV hochladen (ECOZA GmbH & ECOZA Education GmbH)

• Gehälter prüfen, freigeben und die Sammelüberweisung durchführen

• Wiederkehrende Rechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen, Zahlungseingänge überwachen und Rückläufer anmahnen

• Zahlungseingänge überwachen und in Easybill erfassen

• Forderungsmanagement inkl. Mahnwesen

• Rückfragen des Steuerberaters beantworten, Belege für die Steuerbuchhaltung hochladen und fehlende Belege aktiv beschaffen

• Auftragsbestätigungen sowie (wiederkehrende) Rechnungen bei Vertragsabschlüssen erstellen bzw. kontrollieren

• Erste Ansprechperson für alles rund um Rechnungen, Verträge, Kündigungen, Vertragslaufzeiten, Vertragspausen, Bankeinzug und Versicherungen

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/-r o. Ä.)

• Erfahrung in Buchhaltung / Rechnungswesen — du weißt, wie ein Beleg laufen muss

• Sicherer Umgang mit Buchhaltungs- und Banking-Tools; DATEV und Easybill von Vorteil

• Strukturiert, präzise, zuverlässig — du lässt nichts liegen und nichts durchrutschen

• Eigenverantwortliche, proaktive Arbeitsweise: erst selbst lösen, dann fragen

• Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanzdaten

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift

Nice to have

• Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen / Scale-up

• Affinität zu digitalen Tools, Automatisierung und AI (wir arbeiten AI-first)

Was du bei uns bekommst

• Eine Schlüsselrolle mit echter Verantwortung ab Tag 1 — kein Mikromanagement

• Direkten Draht zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege

• Ein Team, das auf Exzellenz spielt und als Team gewinnt

So bewirbst du dich

Wir brauchen von dir kein Motivationsschreiben. Sag uns in ein paar Sätzen, warum du zu uns passt und was dich an dieser Rolle reizt.

Liebe Grüße

Amelie

Ansonsten für vorab Fragen, melde dich jederzeit per E-Mail bei Amelie aus unserer HR Abteilung: amelie@ecoza.de