Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist die rechte Hand des Gründers und die Person, bei der geschäftlich wie privat nichts durchrutscht. Du hältst Finanzen, Termine, Verträge und Deadlines im Griff, während der Rest des Unternehmens skaliert. Wenn du Struktur in Komplexität bringst und Verantwortung übernimmst, ohne dass man dich anschiebt: weiterlesen.

Über ECOZA

ECOZA ist eine E-Commerce Unternehmensberatung mit eigenem staatlichen Bildungsträger und eigener SaaS-Entwicklung. Wir bauen aus ambitionierten eCommerce Brands fokussierte, profitable und führungsstarke Unternehmen durch Strategie, Ownership, Daten und AI-gestützte Systeme. Unsere Basis: über 150 aktive E-Commerce-Brands und eine eigene Operating-Plattform, ECOZA Intelligence.

Wir sind nicht die Lautesten im Markt, sondern die Wirksamsten.

Worum es in dieser Rolle geht

Diese Rolle ist das operative Rückgrat für die Geschäftsführung. Du verantwortest die kaufmännische Administration von ECOZA und das persönliche Setup des Gründers von Reisen über Verträge bis zum Dokumenten- und Deadline-Management.

Fair und ehrlich vorab: Ein Teil dieser Rolle ist klassische GF-Assistenz inklusive privater Themen. Das muss für dich passen. Wenn ja, ist es eine Position mit enorm viel Vertrauen, Gestaltungsspielraum und Nähe zur Unternehmensführung.

Deine Aufgaben

Executive & Personal Support

• Dein wichtigster Job: ein wasserdichtes Erinnerungs- & Deadline-Management — Kündigungsfristen, Versicherungsabläufe, Steuertermine. Du bist das Sicherheitsnetz, das nichts vergisst.

• Termin- und Reisekoordination nach klaren Standards (Hotels, Flüge, Arzttermine)

• Vertragsmanagement: laufende Kosten erfassen, prüfen, kündigen und optimieren

• Dokumentenmanagement: Digitalisierung, saubere Cloud-Struktur und klare Naming-Convention (Digital-First)

• Post-, Beleg- und Rechnungsmanagement inkl. fristgerechter Zahlungen

• Verwaltung von Bonus- und Punkteprogrammen

• Laufender Plan-Ist-Kosten-Abgleich

• Proaktive Rückmeldung, wenn wichtige Unterlagen ankommen oder etwas zu erledigen ist

Finance & Backoffice

• Rechnungswesen koordinieren: Eingangsrechnungen in DATEV (ECOZA GmbH & Education GmbH), Gehälter freigeben, SEPA-Einzüge, Zahlungseingänge in Easybill, Forderungsmanagement

• Kommunikation mit Steuerberater und Banken

• Auftragsbestätigungen und Rechnungen bei Vertragsabschlüssen erstellen bzw. kontrollieren

Das bringst du mit

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder Office Manager/-in — idealerweise im Startup/Scale-up-Umfeld

• Extrem organisiert, vorausschauend, eigenständig — du denkst zwei Schritte voraus

• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit (du arbeitest eng am Gründer, geschäftlich wie privat)

• Kaufmännisches Verständnis und Zahlen-Affinität; Erfahrung mit Buchhaltung/Tools (DATEV, Easybill) von Vorteil

• Hands-on-Mentalität: erst selbst lösen, dann fragen

• Souverän im Umgang mit externen Partnern (Steuerberater, Banken, Versicherungen)

• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch

Nice to have

• Affinität zu AI & digitalen Systemen (wir arbeiten AI-first)

• Erfahrung im Aufbau von Strukturen und Prozessen

Was du bei uns bekommst

• Eine Vertrauensrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und maximalem Einblick

• Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab Tag 1 — kein Mikromanagement

• Ein Umfeld, das auf Exzellenz und Ownership spielt

• Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen

Liebe Grüße

Amelie

Ansonsten für vorab Fragen, melde dich jederzeit per E-Mail bei Amelie aus unserer HR Abteilung: amelie@ecoza.de